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                英语函电写作技巧

                来源:公益外贸人才网(Tradehr.org) 时间:2011-10-27 11:10:00
                阅读:3357
                我们在书写外贸英语函电时, 一定要把〖握好外贸函电的特点规律, 遵循外贸英语函电的写作原卐则, 只有这样, 我们才能书写出完美的外贸英语函电, 从而促进交易的顺利进行。

                一、 外贸英语函电的特¤点

                () 语言规范化和格式规范化

                随着对外贸易的日益频⌒ 繁, 外贸函电的语言越来越规范化, 不仅要求词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎■习惯,而且用于约束各■种商务活动的法律、法规和惯例的使用, 也更为明确。外贸在长期的发展中, 逐步形成Ψ 了许多约定俗成的同时规范化的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富♂的贸易术语、固定的⊙句式和缩写形成了独特的函电文体,具有强烈的商业色彩。其生命力在于与实际商务活动联系在一起, 其※语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务, 用词ぷ用语约定俗成, 符合国际惯例, 规范化,为世界各国商务人员所公认与接受。

                (二) 态度礼貌化和内容简明化

                写信要有理有节, 注意礼貌, 不要盛气凌人, 避免命令和粗鲁做到不卑不亢、得体脱俗, 既尊重国际贸易々的习惯, 又维护○本国利益, 同时还要体谅对方, 要顾及对方的要求、愿望和感情等, 着重正面地、肯定地〗谈问题, 尽量避免否定地谈问题。 外贸函电要写得生动、具体和明确, 特¤别是要求对方做出明确反映的信函, 或是答复对方提出的要求和问题的信函, 或是报盘、承诺, 都要写得清清楚楚、明明白白, 毫无艰涩难懂之处, 使收信人看后不会误解写信人所要表■达的意思, 用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。

                二、 外贸英语函电的写◣作技巧

                众所周知, 写好外贸英语函电①必须遵循4项原则:简洁,准确,得体,礼貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的, 具体来说:

                (一) 把握简洁原则

                在国际贸易竞争愈加激烈氣息從他身上散發出去的当今世界, 简洁在外贸函电写作中显得尤为重要, 要用尽量少的♂词来表达完整的意思, 同时内容要完整、准确, 语气礼貌。

                1) 句子结构应该简洁, 用单词替换词组和定语从句。如:A.We require TV which is of the new type.B.We require new type TV.第二句更加讲究简洁, 第一句显得烦冗累赘。

                (2) 适当使用缩略语。在长期的发展中, 外贸行业逐步形成了许多既定的↑专业缩略语, 准确使用【缩略语可减少信件的篇幅, 节省读者的阅读时间。如:A. 国际经济贸易组织缩略语。如:WTO( 世界贸易组织),EEC(欧洲经济共同々体), 等等。B. 常用外贸英语缩略语。如:D/P( 付款交单),F.O.B( 离岸价),L/C( 信用证), 等等。C. 常用信函缩略语。如:CC( 抄送),PS( 附言), 等等。

                (3) 内容简明化, 也就是说英语函电◤的内容应简洁明了。函电的主题应当开门见山地提出一條巨大, 无需罗列一些繁琐的客套,让人感觉转弯抹角。例如, 给国外客户去函抱怨货物短量, 这时可首□先直截了当地告诉对方写此信的目的, 然后列举重要事实、数字证明, 最后在信中阐明你希望收信人为你做些什么。

                (二) 把握ㄨ准确的原则

                在经济╳贸易往来中, 交易各方∮处于不同的国家和地区, 由于语言文化的差异, 极易产生误解, 而根据国际贸易惯例和◣法规, 交易双方往来的函电是交易的一部分, 具有法律上的效力, 因此要行文严當查探格爾洛體內谨, 措辞准确无误。书写外贸函★电, 在词汇选择上, 要遵循选择词义相对单一的词来替代词义灵活丰富的词这一原则。

                (三) 把握得体的原▽则

                外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具, 除了词汇、语法上需要准确无误外, 还要⌒ 注意表达恰当、得体。

                (1) 重视文∑化背景。在跨文化的实际商务活动中, 由于各国的政治、经济环境及传统习俗的不同, 人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异, 不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往, 涉及到不同的文化心理和风俗习惯。这些细节在书写外贸英语≡函电中要加以注意。

                (2) 注●意写作的对象。写外贸信函时, 除了注意对方的文化背景外, 还要留意对方是潜在客户、新客户还是老@客户, 根据环境、对象, 选用最恰当的言语体式, 以营造和谐的言语氛围, 取得最佳◥的交际效果。

                明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙伴, 会从对方的角度☆看问题, 理解对方的困难。在尊敬对方感情和利益的同时, 获得对方的好感, 促进交◥易的成功。即使双方在贸易中产生分歧,甚至提出索赔, 在外贸函自然不算电中也要有礼貌≡, 为今后合作打下基础。